✨Combo 2 cuốn: PDCA + OKR căn bản

Lập Kế Hoạch Công Việc Theo Chu Trình PDCA

Thời đại có thể kinh doanh dựa vào“cảm tính và kinh nghiệm” đã kết thúc. Về sau, chỉ những người chủ doanh nghiệp nhìn rõ và phân tích được một cách sáng suốt những hiện thực đang diễn ra trên thế giới và bản thân mình hàng ngày, quy luật hóa những việc làm tốt và sửa lại quỹ đạo cho những việc không tốt , tạo ra thói quen không trì hoãn những ý tưởng mà mình nghĩ ra và thực hiện một cách chắc chắn, sẽ có thể đối ứng với thời đại biến đổi khốc liệt. Bởi thời đại ngày càng khó khăn, báo cáo ngày PDCA là vũ khí sống còn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cuốn sách “Lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA” chính là giới thiệu của Yoshiki  Nakazaku  về phương pháp thực hiện điều đó. Vậy thì, nếu bạn nghe nói rằng chỉ cần làm một công việc tốn khoảng 20 phút một ngày nhưng sẽ tăng doanh thu lên gấp đôi thì bạn có thực hiện không?

“Trong việc học ở trường, nếu chuẩn bị bài và ôn bài đầy đủ thì kết quả học tập sẽ tăng lên. Việc chuẩn bị bài và ôn bài này tương đương với PDCA (lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – cải tiến) trong doanh nghiệp. Nghĩa là lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch đã lập ra, vừa nhìn lại kết quả vừa cải thiện hơn nữa để tiến tới công việc tiếp theo.Tuy nhiên, việc thực hiện quay vòng và liên tục quy trình này cũng khá khó khăn.

Có một cách giúp thực hiện quy trình PDCA một cách dễ dàng hơn chính là báo cáo PDCA theo ngày được Nakazuka giới thiệu trong cuốn sách này.

Để thành công khi tìm kiếm, mong chờ một điều gì đó, việc tích lũy dần những cải thiện nhỏ một cách ổn định, chắc chắn tưởng chừng là một con đường dài lòng vòng nhưng thực chất lại là một con đường tắt đi nhanh. Đương nhiên, trong con người chúng ta có rất nhiều sự cám dỗ nên việc liên tục thực hiện là điều không hề đơn giản. Với những chủ doanh nghiệp có quyết tâm rằng “trước hết, mình sẽ cố gắng và thử sức trong vòng 1 năm xem sao” thì tôi khuyến khích nên áp dụng báo cáo PDCA theo ngày của Nakazuka.”

– Chủ tịch ngân hàng Saikyo, Hiraoka Hideo

Tác giả Yoshiki Nakazaku là giám đốc công ty Nippo Station, công ty tư vấn chuyên môn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhiệm vụ chính của công ty là xây dựng lại báo cáo ngày của khách hàng thành báo cáo ngày kết hợp giữa doanh nghiệp và con người, và thúc đẩy để báo cáo ngày này được duy trì hàng ngày bằng việc viết những phản hồi.

Các công ty tiếp nhận dịch vụ tư vấn báo cáo ngày này có thành quả kinh doanh rất ấn tượng. Ví dụ, cửa hàng bán hoa tươi online có doanh thu tháng từ 960.000 yên tăng lên thành 6,74 triệu yên, cả số lượng bán ra và doanh thu của sản phẩm chậu hoa treo (trồng kết hợp các loại hoa) đều đứng đầu Nhật Bản. Cửa hàng bán vật tư lao động với doanh thu tháng là 15,88 triệu yên đã tăng lên thành 37,40 triệu yên. Cửa hàng cà ri với doanh thu tháng là 590.000 yên đã tăng lên thành 2,4 triệu yên. Văn phòng luật sư với doanh thu tháng là 350.000 yên đã tăng trưởng đến mức 10,42 triệu yên.

Yoshiki Nakazaku cũng thừa nhận rằng báo cáo ngày PDCA không chỉ mang lại sự tăng trưởng doanh số “không tưởng” cho các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ kiên trì áp dụng nó mà còn cứu cuộc đời anh ra khỏi những thời khắc “đen tối” nhất trong cuộc đời. Nhờ có báo cáo ngày PDCA, Yoshiki  Nakazaku làm lại mọi thứ từ “con số âm”. Giờ Yoshiki  Nakazaku đang tiếp tục thành công rực rỡ và mong muốn được giúp các chủ doanh nghiệp khác cũng đạt được thành công như vậy.

Là một cuốn giáo trình tổng quát, “OKR căn bản” sẽ cung cấp giải pháp cho những vấn đề thường gặp trong quá trình triển khai OKR. Cuốn sách sẽ giúp bạn thiết lập và phân tích mục tiêu hiệu quả, thực hiện OKR và cách thức để các nhà quản lý ở mọi cấp có thể lãnh đạo nhóm của mình, giao tiếp hiệu quả cả trong nội bộ lẫn với các đối tác bên ngoài, cũng như động viên và đánh giá từng cá nhân, qua đó đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý.

Cuốn sách cung cấp các khái niệm căn bản nhất về OKR, phù hợp cho những người mới tiếp cận và tìm hiểu về phương pháp quản lý này. Sách gồm 6 chương:

Chương 1. Những môi trường nào có thể khiến OKR phát huy được tối đa hiệu quả.

Chương 2. Thiết lập và chia nhỏ mục tiêu theo định hướng chiến lược.

Chương 3. Tính thách thức của các kết quả chính.

Chương 4. Cách dùng OKR để thúc đẩy cá nhân.

Chương 5. Xung đột giữa OKR và đánh giá hiệu suất.

Chương 6. Sự tồn tại song song của OKR và đánh giá hiệu suất.

• Trích dẫn hay:

1. “OKR là kết hợp giữa chiến lược và chiến thuật. Chỉ có thúc đẩy từng cá nhân mới có thể khiến cả tổ chức trở nên tràn đầy sức sống. Khi doanh nghiệp có được một đội ngũ lý tưởng, tràn đầy năng lượng và khát khao cống hiến, chắc chắn tương lai tươi sáng đang chờ đón họ.”

2. “Để có thể thực sự giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề và nâng cao thành tích kinh doanh thì không chỉ cần theo chân các hạng mục chỉ tiêu, mà còn cần quản lý các phương diện như chiến lược công ty, thiết kế tổ chức, mô thức kinh doanh, sản phẩm, tài chính, tổ chức đội nhó”

- Đặc điểm của OKR

(1) OKR là một công cụ quản lý mục tiêu lần đầu được đưa ra bởi nhà quản lý huyền thoại Peter Drucker vào năm 1954. Drucker cho rằng không phải cứ có công việc mới có mục tiêu mà ngược lại, mục tiêu có thể quyết định công việc của mọi người. “Nhiệm vụ và sứ mệnh kinh doanh phải được chuyển thành mục tiêu”, nếu một lĩnh vực không có mục tiêu, các công việc trong lĩnh vực này chắc chắn sẽ bị bỏ qua.

(2) OKR là một công cụ giao tiếp, vì trong quá trình thực hiện OKR, để đảm bảo thực hiện được các mục tiêu, các thành viên trong nhóm cần thiết lập một cơ chế giao tiếp tốt và linh hoạt, mỗi tuần đều theo dõi tiến độ KR của các thành viên khác trong nhóm, mỗi tháng đều phải tổng kết lại. Tần suất của hình thức giao tiếp này là rất cao và giúp KR có thể nhanh chóng được phản hồi: liệu KR này có khả thi hay không, có phương án nào tốt hơn không, vì sao nó không thể được thực hiện hiệu quả, gặp phải những vấn đề gì, làm sao để giải quyế Nếu các vấn đề thực tế gặp phải trong các quy trình có thể được giải quyết hiệu quả thì mục tiêu sẽ được đảm bảo.

(3) OKR là một công cụ thúc đẩy và khích lệ nhân viên. Khi được làm những gì mình thích và cảm thấy công việc có ý nghĩa, họ sẽ có động lực để tự nguyện hoàn thành mục tiêu của mình. Tại sao các nhân viên lại có động lực này? Nguyên nhân chính là do mục tiêu có tính thách thức. Trong thực tế, con người luôn thích làm những việc giàu tính thách thức, nhờ đó có cảm giác hoàn thành, khơi dậy động lực mạnh mẽ và mong muốn theo đuổi thành công.

(4) OKR không phải là một công cụ đánh giá hiệu suất, vì hiệu suất phải được kết hợp với điểm số và liên kết với phần thưởng, điều này sẽ khiến phần thưởng hiệu suất bị sụt giảm do các khoản khấu trừ, do đó không thể đặt ra những mục tiêu mang tính thách thức lớn. Vì OKR không phải là một công cụ đánh giá hiệu suất nên nó sẽ không bị hạn chế bởi điều này. Khi không có hạn chế, chúng ta sẽ có thể thiết lập các mục tiêu với mức thách thức lớn hơn. Khi nhân viên kiên trì theo đuổi các mục tiêu thách thức, họ đã vượt qua 90% các đồng nghiệp.

(5) OKR đòi hỏi sự minh bạch trong toàn bộ quá trình. Điều đó khiến tất cả mọi người đều có thể thấy được OKR của nhau, từ đó vô hình trung sẽ tạo ra sự cạnh tranh và so sánh.

(6) OKR hướng đến mục tiêu, trong khi KPI lại hướng về kết quả, như đã được nhắc tới trong phần trước. Thông qua việc đánh giá tiến độ của KR, chúng ta có thể chủ động nhắm tới việc đạt được mục tiêu bằng việc không ngừng thử và sai.

(7) Tối đa chỉ nên có năm O, dưới mỗi O đặt từ hai đến bốn KR.

(8) Kết hợp trên dưới (3+2) nghĩa là KR của cấp trên là O của cấp dưới, trong đó cấp dưới lấy tối đa ba KR từ cấp trên làm O của chính mình và tự đề xuất thêm hai O. Mô hình này tạo ra sự tương tác tốt hơn giữa cấp trên và cấp dưới, kết hợp cả mục tiêu của cấp trên với mục tiêu của bản thân.

(9) Cần đặt O là một mục tiêu dài hạn của cả năm thay vì mục tiêu có thể đạt được chỉ trong một quý, bởi quý là quãng thời gian chỉ có thể dùng để thực hiện nhiệm vụ công việc đơn lẻ chứ không thể hoàn thành nổi mục tiêu.

(10) Việc KR không ngừng được thử sai là một trong những cơ chế quan trọng nhất của OKR, bởi tương lai vẫn chưa xác định, quá trình tìm tòi và đổi mới nhiều khả năng sẽ thất bại, do đó cần phải có cơ chế chấp nhận sai lầm, thông qua việc không ngừng thử sai để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

(11) Trong quá trình triển khai OKR, việc xác lập O phải có tính thách thức, KR nhằm mục đích thực hiện được O, đồng thời phải có nhiều phương pháp sáng tạo và thách thức hơn ban đầu để hỗ trợ việc đạt được O.

(12) Phá vỡ những ràng buộc của quy trình OKR nghĩa là phá vỡ những mô hình cố hữu và thoát khỏi sự phụ thuộc vào con đường thành công, từ đó có thể tạo ra những điều sáng tạo và đầy thách thức. Các quy tắc và quy định dài hạn sẽ hạn chế suy nghĩ của mọi người, vì vậy chúng ta phải tiếp tục chủ động phá bỏ những ràng buộc về ý thức hệ.